SMART UND AGIL IN EINKAUF UND VERTRIEB

Ein führender Anbieter von Intralogistik hat den Schritt in Richtung SAP-Cloud-Plattform gemeistert. Die Basis für eine agile, servicegetriebene IT ist geschaffen. Kontinuierlich entwickeln und liefern sowie damit nah am Business sein, lautet das Credo. Unterstützung hatte das Logistikunternehmen von dem SAP- und Cloud-Expertenteam der business solutions direkt GmbH.

Jede Reise beginnt mit einem ersten Schritt. Die Logistikfachleute des Kunden, weltweit bekannt durch ihr Angebot an Flurförderzeugen sowie Lösungen für Lager- und Materialflusstechnik, haben nach dem erfolgreichen ersten gleich den zweiten Schritt getan. Entstanden sind auf Basis der SAP-Cloud-Plattform (SCP) in einem evolutionären Ansatz ein Planungstool für den Einkauf sowie Apps für das „Integrierte Pricing“ im Vertrieb.

„Wir haben im Unternehmen seit vielen Jahren eine SAP-Strategie. Mitte 2018 haben wir die Weichen in Richtung SAP-Cloud-Plattform gestellt,“ sagt der Projektleiter des Kunden. „Unsere Ziele damit sind klar umrissen“, ergänzt sein Kollege, ebenfalls Projektleiter und Experte für SAP-Vertrieb und -Einkauf. „Wir wollen weg von monolithischen Anwendungen und am Kern-ERP-System künftig nichts verändern, sondern ihn weitgehend im Standard belassen. In der Cloud-Plattform entwickeln wir dann die anwenderspezifischen Applikationen.“, erläutert er den Plan.

Turbulente Zeiten

In Zeiten, in denen Services sich schneller ändern als das Wetter und ständig neue hinzukommen, ist das Unternehmen gefordert. Stapler verkaufen ist der Klassiker, mieten ist auch schon seit Jahren etabliert, ebenso das Finanzierungsgeschäft. Doch spontane Anfragen wegen Kurzzeitvermietungen nehmen zu. Und auch die Art der Bereitstellung ändert sich: Der Kundenkreis möchte heute Verfügbarkeiten oder Kapazitäten kaufen und keine Maschinen. Zudem bietet die Firma ihre Produkte und Dienstleistungen immer globaler an, momentan existieren knapp 30 Landesgesellschaften mit entsprechender Einkaufsorganisation.

„Um diesem Trend zu begegnen, brauchen unsere Kolleginnen und Kollegen zunehmend Tools, die es ihnen erlauben, effektiver mit Lieferfirmen zu verhandeln, rasch Preisauskünfte auf Anfragen zu geben, und mit denen sie Transparenz darüber haben, ob und welche Geräte gerade verfügbar sind“, sagt der Einkaufsspezialist. Smart, schlank und künftig auch mobil sollen diese Applikationen sein.

Übergreifende Cloud-Lösung für den Einkauf 

Weichen stellen in Richtung SCP ist das eine. Konkrete Projekte aber bringen erst den Beweis, ob der eingeschlagene Weg der Richtige ist. Gestartet ist das Unternehmen mit einer Anwendung für die Impact-Planung, die der Einkauf nutzt. Dazu gehören rund 400 Anwenderinnen und Anwender in den zentralen und dezentralen Einkaufsorganisationen, die Produktion und der Bereich des Ersatzteilgeschäfts.

Entstehen sollte eine übergreifende Lösung für alle Beschaffungsbereiche. Der Einkauf simuliert mit dem Planungstool die Auswirkungen von Maßnahmen, die sie ergreifen können, um Kosten zu optimieren. Konkret: Ändert eine Lieferfirma ihre Preise, ermittelt der Einkauf mithilfe des Planungstools die Auswirkungen auf die Preise der Produkte. Ebenso kann der Einkauf mit dem Tool beispielsweise auf Materialebene kalkulieren, wo Stellhebel anzusetzen sind, um die Endkundenpreise zu senken, und mit den Lieferfirmen in Verhandlungen gehen, um Rabatte auszuhandeln.

Je exakter und aktueller die Datenbasis dafür ist, desto besser lassen sich die Effekte der Maßnahmen ermitteln und desto erfolgreicher gestalten sich die Verhandlungen. „Das Planungstool ist eine Art Tracking-Tool und umfasst eine Ideensammlung, also welche Maßnahmen sind möglich, welche Parameter kann ich als Einkauf ändern. Die Simulation wird dann immer konkreter, bis die Maßnahme dann vom Controlling freigegeben wird.“, erklärt der Projektleiter den Prozess.

Bis dato nutzte der Einkauf ein ganzes Bündel von Werkzeugen. Datenbankbasierte SQL-Anwendungen, mal als Desktop-Variante, mal mit Web-Frontend. Ferner unterstützten umfangreiche Excel-Lösungen das Tagesgeschäft. Mit den bekannten Nachteilen: Ungleiche Bedienung und häufig keine Integration ins SAP-Backend, was dazu führte, dass mit Geräten geplant wurde, die bereits nicht mehr verfügbar waren. Ein typisches Manko dieser Insellösungen war auch, dass das Wissen auf den lokalen Rechnern gespeichert, weltweit verteilt und damit nicht allgemein verfügbar war. Nicht mehr erweiterbar, nicht wirtschaftlich zu pflegen, lautete das Fazit.

Laut der Projektleitung war es der ideale Zeitpunkt, um den Weg in Richtung SCP zu gehen und Erfahrungen mit der Cloud-Welt der SAP zu sammeln. Verstärkung hat sich das Team von den Fachleuten der business solutions direkt GmbH geholt: „Wir wollten einen Sparringspartner und Unterstützung von erfahrenen Beraterinnen und Beratern, die den Dreisprung beherrschen: die mächtige SAP-Systemwelt und -Prozesse kennen, Erfahrungen in der Cloud-Welt haben sowie agile Methoden aus dem Effeff beherrschen und uns helfen, diese im Unternehmen zu verankern“.

Der Weg in die Cloud muss für alle verkraftbar sein 

„Der Weg in die SAP-Cloud muss vor allem eins sein: für alle Beteiligten verkraftbar“, erklärt Sascha Boll, Berater und SAP-Experte der business solutions direkt. Für das Starter-Planungstool bedeutete das Folgendes: die Funktionen der unterschiedlichen Anwendungen eins-zu-eins in der SAP-Cloud-Umgebung abzubilden, die Prozesslogik an sich, also die Simulation und Analysen, zu übernehmen, aber die SAP-Tools weitgehend neu zu programmieren. Eine homogene Bedieneroberfläche für alle, die die Applikation nutzen, mit einem zentralen Zugang war eine weitere Vorgabe. Die Bedienoberfläche sollte künftig den Wechsel zwischen Applikationen überflüssig machen. Die Styleguides zur Oberflächengestaltung waren vom Konzern vorgegeben.

„Wer sich das erste Mal mit der SAP-Cloud-Welt beschäftigt, könnte von den Möglichkeiten erschlagen werden“, sagt Oliver Stengel, Senior Developer bei der business solutions direkt. Die In-Memory-Datenbank HANA mit Tenant-Technologie, SAP FIORIFIORI für die Gestaltung der Oberflächen und User-Experience, die Tools Web IDE und UI5, der SAP-Cloud-Connector, der Gatekeeper zwischen klassischem ERP-System und den Cloud-Anwendungen, sind nur ein Auszug aus dem Tool-Katalog. Dazu existieren die zwei unterschiedlichen Betriebsmodi – Neo Cloud  und SAP Cloud Foundry. Entwickler Stengel: „Da können die Köpfe schon mal rauchen.“

Schnelle Umsetzung mit Modulsystem

Der Kunde entschied sich beim Einstiegsprojekt für die Neo-Variante, bei der die Impact-Tool-App in der SAP Cloud läuft. Die 32-GB-Inmemory-Datenbank HANA verrichtet als Software as a Service in der Cloud ihre Dienste. Die Verbindung zwischen dem Backend und der Cloud wird mittels SAP Cloud Connector realisiert. „Die Infrastruktur war nicht vorhanden, so dass die HANA-Instanz mit den Tenant-Datenbanken aufgebaut werden musste“, sagt Sascha Boll. Ebenso wurde die Integration von HANA ins SAP Business Warehouse realisiert.

„Hilfreich an der Cloud-Entwicklungsumgebung der SAP ist, dass man auf zahlreiche vorgefertigte Bausteine zurückgreifen kann“, erklärt Oliver Stengel. „Wir haben das Tool SAP Build intensiv genutzt, um einen schnellen Einstieg hinzubekommen, und konnten so binnen weniger Tage den Anwendenden einen Prototyp präsentieren, anhand dessen sie sich ein Bild machen konnten, wie die App und deren Bedienung künftig aussehen wird. Das überzeugte.

Das sogenannte Launchpad ist heute der einheitliche Einstiegspunkt für die rund 400 Personen weltweit, die das Tool nutzen. Access- und Identity-Management werden über Microsoft Azure und das Active Directory geregelt, somit bekommen die Mitarbeitenden nur die ihnen zugewiesenen Apps und Funktionen angezeigt. Die Programmlogik, die zuvor in den Excel- und SQL-Anwendungen beheimatet war, ist in der Web-IDE von SAP entwickelt und optimiert worden. „Da in HANA alle Daten im RAM verarbeitet werden, haben wir keinerlei Performance-Einbußen, obwohl die Anwendung in der Cloud läuft“, zeigt sich der Projektleiter zufrieden. Die Suchfunktion ist dank In-Memory-Technologie schneller als die herkömmliche SAP-Suche.

Ein weiterer Pluspunkt der Cloud-Lösung ist, dass sich die Oberfläche mittels SAP Translation Hub auf die landesspezifischen Sprachen und Darstellungen von Datum, Dezimalzahlen etc. automatisch anpassen lässt. Das Beraterteam der business solutions direkt hat die Anwendung dazu so entwickelt, dass nur Platzhalter in der Oberfläche genutzt werden und diese dann automatisch in die Zielsprache übersetzt werden.

Chancen agil nutzen

Bewährt hat sich bei der Umsetzung des Planungstools die agile Vorgehensweise. So konnte das Projekt-Team in kurzen definierten Abständen Anwenderinnen und Anwendern sowie dem verantwortlichen Product Owner nutzenstiftende Ergebnisse präsentieren und diese in den regelmäßigen Sprint-Meetings abstimmen. Andererseits ist der agile Ansatz auch angebracht, weil die Entwicklung der SAP-Cloud-Plattform selbst eine hohe Dynamik an den Tag legt. Was gestern noch per Workaround gelöst werden musste, ist morgen out-of-the-box verfügbar. „Da kann man ohne kompetente Unterstützung schnell in die falsche Richtung laufen und vermeidbare Aufwände produzieren“, schmunzelt der Einkaufsspezialist.

„Wir haben den Flow genutzt und wollten beim zweiten Projekt, dem Integrierten Pricing, einen Schritt weitergehen; die Funktionen der SCP weiter ausreizen war unser Ziel“, erinnert sich der Projektleiter Pricing. Gemeint ist insbesondere die Entwicklung der Apps mit SAP FIORI wo klar definiert ist, wie Apps aussehen sollen: klein, smart und selbsterklärend. Weitere Komponenten, die bei der Umsetzung intensiv genutzt wurden, sind SAP UI5 und das Open Data Protokoll, die Schnittstelle zwischen Front- und Backend.

Vier Apps für vier Geschäftsfelder, doch da geht noch mehr

Fachlich stand im Fokus, die Preisfindung und Kalkulationsschemata in den bisher knapp 30 Ländern zu vereinheitlichen. Im Rahmen des integrierten Pricings, entstanden vier Apps, je eine für das Neugeschäft, den Mietkauf und Gebrauchtgeräteverkauf sowie für das Finanzierungsgeschäft. Im Backend wird dazu auf die Standardpreisfindung von SAP ERP zugegriffen. Ebenfalls integriert ist „SAP Cloud for Customer“, ein CRM-System, in dem vertriebsrelevante Daten hinterlegt sind, die dann in den Pricing-Apps abrufbar sind. Alle Apps haben das identische Look and Feel. „Die Bedienung ist deutlich einfacher, als man das von den klassischen SAP-Transaktion her kennt“, sagt der Kunde. Weniger Felder, schnellerer Überblick und schneller zum Ziel.

Am Ziel angekommen ist das Unternehmen auf dem Weg in SAP-Cloud-Welt noch nicht, darin sind sich die beiden Projektleiter einig. So gebe es in puncto mobile Anwendungen Luft nach oben: Sowohl das Impact-Planning-Tool als auch die Pricing-App seien bisher für den Desktop oder die Nutzung per Tablet gedacht. „Die Funktionalität ist für ein Smartphone zu mächtig. Und Features wie das Erstellen und Drucken eines Angebots inklusive Versand sind auf mobilen Devices wenig praktikabel“, sagt einer der beiden. Geplant sei allerdings, künftig einzelne Funktionen innerhalb eines Workflows auch für den mobilen Einsatz auf Smartphones zu entwickeln. In den Startlöchern steht eine App, mit der Verantwortliche im Vertrieb Großkundenrabatte per Knopf freigeben können.

Fazit nach Projektabschluss

Nach zwei erfolgreichen Schritten in Richtung SAP-Cloud-Plattform sind erste nutzenstiftende Apps entstanden. „Auch die technischen Hürden haben wir gemeinsam mit den Consultants der business solutions direkt genommen. Wir sind in der Lage, heute noch schneller Anwendungen und Services zu bauen und auf Anforderungen der Fachabteilungen zu reagieren“, zeigt sich der Kunde zufrieden. Apps, die von der Smart-Watch, über Tablet, den klassischen Desktop bis zum Beamer laufen, mit Integration in komplexe Backend-Systeme, sind heute möglich.

Doch die Vorzüge der Cloud-Plattform kommen nur soweit zum Tragen, wie sich das neue, agile Mindset in den Köpfen der Mitarbeitenden etabliert hat – im Business und in der IT. „Die Zeiten tonnenschwerer Pflichtenhefte sind vorbei – heute arbeiten wir nach agilen Methoden. In kürzeren Zeitintervallen entwickeln und liefern wir Funktionen kontinuierlich aus“, sagt der Experte für SAP-Vertrieb und -Einkauf. Darauf müsse beispielsweise auch der IT-Einkauf vorbereitet sein, der nicht mehr ein fest umrissenes Projekt mit zwei Jahren Laufzeit beauftragt, sondern Teilvorhaben oder nach Function Points. „Nichts ist für die Ewigkeit – Veränderung ist die Konstante“, lautet sein Credo. Und die Erkenntnis, dass jede Reise mit einem ersten Schritt beginnt.